Este artigo servirá como um guia para a etapa de importação em massa de usuários e organizações dentro da sua conta na Zendesk. As etapas foram estruturadas em:
- Impacto da ordem de importação dos dados;
- Templates CSV para apoio no processo de importação de usuários e organização;
- Valores obrigatórios para a importação da base de usuários;
- Valores obrigatórios para a importação dos cadastros das organizações;
- Limitações do processo de importação em massa dos usuários e organizações;
- Documentação de apoio Zendesk;
- Passo a passo para importação em massa de usuários;
- Passo a passo para importação em massa de organizações.
Vamos entender melhor as especificidades de cada um delas.
Começamos esse item alertando que a ordem de importação dos dados impacta na organização das informações.
Se a sua empresa atua no nicho B2B, isso significa que, além do cadastro das pessoas, também será necessário estabelecer o vínculo entre cada uma elas e as respectivas organizações às quais estão vinculadas. Para garantir que essa relação seja estabelecida da forma correta, inicie pela importação dos dados das organizações e depois realize a de usuários. Seguir essa ordem será essencial para o sucesso do processo.
Se a sua empresa está ligada ao segmento B2C, basta realizar a importação dos dados de usuário diretamente.
Ao final desse artigo serão disponibilizados 2 (dois) arquivos CSV (separados por vírgula) que poderão ser usados como base para a importação dos dados de usuários e organizações em sua instância Zendesk. Basta realizar o download deles para iniciar a preparação dos dados.
Para a importação em massa dos usuários, devemos observar os valores obrigatórios a serem lançados no arquivo CSV. São eles: nome e e-mail.
Para a importação em massa das organizações, devemos observar os valores obrigatórios a serem lançados no arquivo CSV. O nome da organização consiste no único dado mandatório.
O processo de importação em massa dos dados dos usuários e organizações apresenta algumas limitações. São elas:
- O arquivo de dados CSV de importação não deve conter mais que 2.000 linhas de dados (sendo uma linha obrigatoriamente para o cabeçalho e o restante para os dados de usuário ou organização).
- Você pode importar apenas um arquivo CSV de 2.000 ou menos linhas de dados por vez. Portanto, se você possui mais de 1.999 usuários ou organizações para importar, precisa criar arquivos separados para cada lote e importá-los um por um. Um máximo de dois lotes pode ser enfileirado e importado em segundo plano. Se você quiser importar mais de dois lotes, precisará aguardar até que os primeiros lotes tenham sido importados.
Disponibilizamos artigos para leitura da documentação de apoio da Zendesk, com mais detalhes sobre ambas as formas de realizar importação em massa através dos seguintes artigos da Zendesk:
Para a importação em massa de usuários, siga as etapas descritas:
- Abra o arquivo CSV em anexo com o nome Default CSV import - Sheet1.csv, preferencialmente pelo Google Sheets. Preencha com os dados dos usuários que deseja importar. Lembrando que a primeira linha com o nome das colunas precisa ser mantida no arquivo.
- Após preencher o arquivo respeitando o limite de até 2000 registros, faça o download dele em formato CSV separado por virgulas para podermos realizar o upload na Zendesk.
- Acesse a instância Zendesk, clique no ícone que dará acesso a consulta dos clientes, depois clique no Link para realizar a importação em massa:
- A seguinte tela será exibida, agora basta localizar o arquivo CSV em sua máquina e depois clicar no botão Importar
- Após clicar em Importar, o Zendesk iniciará o processo de importação, e voltará para a tela anterior, na qual uma mensagem será exibida, informando que em breve você receberá um e-mail com o link para acessar o resultado da importação em massa.
- Em alguns instantes esse será um exemplo do e-mail que chegará para vocês com a confirmação do término do processo de importação dos usuários.
- Ao clicar no link, um novo arquivo será baixado em sua máquina, para que você possa ver o resultado da importação. Nesse exemplo, podemos ver que os 2 usuários foram criados corretamente, conforme indicado no print abaixo.
- Para confirmar, você poderá consultar os clientes importados na Zendesk e ver se todos os dados foram importados conforme o esperado:
- Pesquise por alguns nomes para a realizar a consulta do cadastro criado.
- Clicando no nome do usuário, teremos acesso a página de detalhes de cada um dos usuários, e conseguiremos confirmar todas as informações importadas via CSV:
Veremos na sequência que o processo de importação em massa das organizações segue a mesma premissa que o de usuários.
O processo para upload das Organizações em massa é semelhante ao que vimos acima.
Clique no ícone do cadastro das Organizações, posicionado na barra lateral de seu Zendesk.
O nome do arquivo CSV de referência, para a subida das organizações em massa, está anexo como Default CSV import - Org.csv
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