Como configurar o encaminhamento de e-mails do servidor Gmail para a Zendesk – inFocusCX

Nesse artigo serão descritas as etapas para habilitar o encaminhamento automático de e-mail externo para a Zendesk, considerando o servidor Gmail.

É possível que a regra utilizada seja aplicada a todos os e-mails recebidos na caixa de entrada, ou apenas a casos específicos. A partir dessa perspectiva, vamos entender como realizar a configuração para cada situação.

1) Para ativar o encaminhamento a todos os e-mails recebidos na caixa de entrada, acesse o Gmail da empresa, e clique em Configurações ⚙️:

2) Selecione a opção Ver todas as configurações.

3) Selecione o menu Encaminhamento e POP/IMAP.

4) Clique na opção Adicionar um endereço de encaminhamento.

5) Informe o endereço de e-mail para o qual será feito o encaminhamento automático dos e-mails recebidos na conta do Gmail para a sua instância zendesk.com.

⚠️ Para obter o endereço de e-mail da sua organização na Zendesk, acesse a Central de Administração em sua instância e na barra lateral de pesquisa digite E-mail (1). Ou então, no menu lateral, siga pela sequência (2): Canais > Talk e E-mail > E-mail. O e-mail padrão do Zendesk Support será exibido em Endereços de suporte (3).

6) Clique em Confirmar para avançar com a ativação do encaminhamento.

7) Nesse momento será enviado um código de confirmação à nova conta inserida para autorização da permissão de encaminhamento. Clique em OK.

8) Caso o e-mail não seja identificado na caixa de entrada da nova conta, clique em Reenviar e-mail.

9) Acesse a nova conta informada, localize o e-mail automático na caixa de entrada e clique no link de ativação para permitir o encaminhamento. Caso não seja você a pessoa com acesso à conta utilizada no encaminhamento, solicite ao responsável o compartilhamento do código ou que clique no link para confirmar a operação.

10) Uma nova janela será exibida para que seja feita a confirmação do encaminhamento automático entre os endereços desejados. Clique em Confirme.

11) A confirmação da autorização do encaminhamento será exibida.

12) De volta ao Gmail, atualize a sessão clicando no íconedo navegador. Selecione a opção Encaminhar uma cópia da correspondência recebida para (1), e na seta, defina a preferência dentre as opções listadas (2). Salve as alterações (3) para finalizar.

13) Vamos entender cada um dos itens da lista suspensa:

manter cópia do Gmail na Caixa de entrada: nenhuma ação será realizada com o e-mail encaminhado, ele será mantido na conta original.
marcar cópia de e-mail do Gmail como lida: o e-mail recebido será encaminhado para o novo endereço, e marcado como lido no Gmail.
arquivar cópia do Gmail: após o encaminhamento, o e-mail será arquivado no Gmail.
excluir cópia do Gmail: após o encaminhamento, o e-mail será movido para a caixa de e-mails excluídos no Gmail.

É importante reforçar que a configuração realizada nesse bloco irá contemplar todos os e-mails recebidos na conta do Gmail, com desdobramentos conforme a opção selecionada na lista suspensa. Veremos a seguir que também é possível ativar o encaminhamento automático para casos específicos.

1) Para ativar o encaminhamento para e-mails específicos na caixa de entrada, basta ativar o recurso filtro. Ainda em Configurações ⚙️, clique em Filtros e endereços bloqueados (1), e depois em Criar novo filtro (2).