Nesse artigo serão descritas as etapas para habilitar o encaminhamento automático de e-mail externo para a Zendesk, considerando o servidor Gmail.
É possível que a regra utilizada seja aplicada a todos os e-mails recebidos na caixa de entrada, ou apenas a casos específicos. A partir dessa perspectiva, vamos entender como realizar a configuração para cada situação.
1) Para ativar o encaminhamento a todos os e-mails recebidos na caixa de entrada, acesse o Gmail da empresa, e clique em Configurações ⚙️:
2) Selecione a opção Ver todas as configurações.
3) Selecione o menu Encaminhamento e POP/IMAP.
4) Clique na opção Adicionar um endereço de encaminhamento.
5) Informe o endereço de e-mail para o qual será feito o encaminhamento automático dos e-mails recebidos na conta do Gmail para a sua instância zendesk.com.
⚠️ Para obter o endereço de e-mail da sua organização na Zendesk, acesse a Central de Administração em sua instância e na barra lateral de pesquisa digite E-mail (1). Ou então, no menu lateral, siga pela sequência (2): Canais > Talk e E-mail > E-mail. O e-mail padrão do Zendesk Support será exibido em Endereços de suporte (3).
6) Clique em Confirmar para avançar com a ativação do encaminhamento.
7) Nesse momento será enviado um código de confirmação à nova conta inserida para autorização da permissão de encaminhamento. Clique em OK.
8) Caso o e-mail não seja identificado na caixa de entrada da nova conta, clique em Reenviar e-mail.
9) Acesse a nova conta informada, localize o e-mail automático na caixa de entrada e clique no link de ativação para permitir o encaminhamento. Caso não seja você a pessoa com acesso à conta utilizada no encaminhamento, solicite ao responsável o compartilhamento do código ou que clique no link para confirmar a operação.
10) Uma nova janela será exibida para que seja feita a confirmação do encaminhamento automático entre os endereços desejados. Clique em Confirme.
11) A confirmação da autorização do encaminhamento será exibida.
12) De volta ao Gmail, atualize a sessão clicando no íconedo navegador. Selecione a opção Encaminhar uma cópia da correspondência recebida para (1), e na seta, defina a preferência dentre as opções listadas (2). Salve as alterações (3) para finalizar.
13) Vamos entender cada um dos itens da lista suspensa:
- manter cópia do Gmail na Caixa de entrada: nenhuma ação será realizada com o e-mail encaminhado, ele será mantido na conta original.
- marcar cópia de e-mail do Gmail como lida: o e-mail recebido será encaminhado para o novo endereço, e marcado como lido no Gmail.
- arquivar cópia do Gmail: após o encaminhamento, o e-mail será arquivado no Gmail.
- excluir cópia do Gmail: após o encaminhamento, o e-mail será movido para a caixa de e-mails excluídos no Gmail.
É importante reforçar que a configuração realizada nesse bloco irá contemplar todos os e-mails recebidos na conta do Gmail, com desdobramentos conforme a opção selecionada na lista suspensa. Veremos a seguir que também é possível ativar o encaminhamento automático para casos específicos.
1) Para ativar o encaminhamento para e-mails específicos na caixa de entrada, basta ativar o recurso filtro. Ainda em Configurações ⚙️, clique em Filtros e endereços bloqueados (1), e depois em Criar novo filtro (2).
2) Preencha o filtro com as condições que desejar para realizar o encaminhamento.
3) Ao definir os parâmetros do filtro, clique em Criar Filtro.
Dessa forma a configuração será concluída com sucesso.
Caso necessário, a inFocusCX fica à disposição para esclarecer as dúvidas que eventualmente possam surgir nessa etapa.
inFocusCX. Parceiro Premier Zendesk.
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